Rechnungs- und Abrechnungsglossar
Über 100 Begriffe aus Rechnungsstellung, Buchhaltung, Steuern und Zahlungsverkehr mit Beispielen erklärt — von Kreditoren bis Vorsteuerabzug.
A
Abgegrenzte Erträge
Verdiente, aber am Ende einer Rechnungsperiode noch nicht fakturierte oder erhaltene Einnahmen.
Abrechnungszyklus
Das wiederkehrende Intervall zwischen Rechnungsdaten für einen Kunden oder ein Konto.
Abschlagsrechnung
Abrechnung nach abgeschlossenem Prozentsatz oder Projektphasen eines Vertrags.
Abschreibung
Ausbuchung einer uneinbringlichen Forderung oder eines wertlosen Vermögenswerts aus den Büchern.
Abstimmung
Der Prozess des Vergleichs zweier Datensätze, um Übereinstimmung und Korrektheit sicherzustellen.
Anforderungen an Steuerrechnungen
Pflichtfelder und -formate, damit eine Rechnung steuerlich anerkannt wird.
Anzahlungsrechnung
Vorabberechnung, bevor die Arbeit beginnt oder Materialien bestellt werden.
AP-Automatisierung
Software, die den Kreditorenbuchhaltungs-Workflow von der Rechnungserfassung bis zur Zahlung digitalisiert und optimiert.
Ausschreibung (RFP)
Käuferdokument, das Anbieter einlädt, Angebote mit Lösungs- und Preisdetails abzugeben.
Auszahlung
Die Auszahlung von Geldern, typischerweise von einem bestimmten Konto oder Fonds.
B
Bankabstimmung
Abgleich der Banktransaktionen mit Ihren Büchern und Erklärung der Differenzen.
Bestellung
Eine autorisierte Anfrage des Käufers mit Angabe von Artikeln, Mengen und Preisen.
Betriebsaufwand
Laufende Kosten für den Geschäftsbetrieb, ausgenommen Herstellungskosten.
Bruttomarge
Der Prozentsatz des Umsatzes, der nach Abzug der Herstellungskosten verbleibt.
Buchungssatz
Eine Aufzeichnung einer Finanztransaktion im Hauptbuch mit Soll und Haben.
C
D
Debitorenbuchhaltung
Geld, das Kunden Ihnen für fakturierte, noch nicht eingezogene Verkäufe schulden.
Doppelte Buchführung
Jede Transaktion hat gleich hohe Soll- und Haben-Buchungen auf verschiedenen Konten.
Drei-Wege-Abgleich
Abstimmung von Bestellung, Wareneingang und Rechnung vor der Bezahlung eines Lieferanten.
Dynamische Skontogewährung
Ein gleitender Rabatt für Käufer, die Rechnungen vor dem Fälligkeitsdatum bezahlen.
E
E-Rechnung
Strukturierter elektronischer Rechnungsaustausch, oft mit behördlicher oder Netzwerk-Validierung.
Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Erfassung von Einnahmen und Ausgaben bei Geldeingang oder -ausgang.
Einzelunternehmer
Eine Einzelperson, die ein Unternehmen ohne separate Rechtsform betreibt.
Elektronische Überweisung (EFT)
Jede digitale Geldbewegung zwischen Bankkonten, einschließlich ACH, Überweisung und Lastschrift.
Elektronischer Datenaustausch (EDI)
Maschine-zu-Maschine-Geschäftsdokumente in vereinbarten Formaten wie EDIFACT oder X12.
F
Fälligkeitsbericht
Eine Liste offener Forderungen oder Verbindlichkeiten, gruppiert nach Überfälligkeitsdauer.
Forderungslaufzeit (DSO)
Durchschnittliche Tage bis zum Zahlungseingang nach einem Verkauf, abgeleitet aus Forderungen und Umsatz.
Forderungsumschlag
Verhältnis der Nettokreditverkäufe zum durchschnittlichen Forderungsbestand, das die Inkassogeschwindigkeit zeigt.
Frachtrechnung
Eine Rechnung eines Spediteurs oder Logistikdienstleisters für den Warentransport.
Freiberufler
Selbstständige Person, die Dienstleistungen projektbasiert oder auf Retainer-Basis verkauft.
Freier Auftragnehmer
Ein Nicht-Angestellter, der auf Vertragsbasis arbeitet und selbst für Steuern und Arbeitsmittel verantwortlich ist.
G
Gehaltsabrechnungsrechnung
Eine Rechnung eines Personaldienstleisters oder Lohnabrechnungsanbieters für Mitarbeiter- oder Auftragnehmerkosten.
Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)
Vertrag, der die Nutzung oder Weitergabe vertraulicher Informationen einschränkt.
Gemeinkosten
Laufende Geschäftskosten, die nicht direkt mit der Herstellung eines bestimmten Produkts oder einer Dienstleistung verbunden sind.
Geschäftsjahr
Ein Zwölfmonatszeitraum für die Finanzberichterstattung, der vom Kalenderjahr abweichen kann.
Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
Eine Rechtsform, die die persönliche Haftung der Eigentümer für Geschäftsschulden beschränkt.
Gewinn- und Verlustrechnung
Ein Finanzbericht, der Umsätze, Kosten und Aufwendungen über einen bestimmten Zeitraum zusammenfasst.
Gutschrift
Ein Dokument, das geschuldete Beträge nach Retouren, Fehlern oder Rabatten reduziert.
Gutschriftsverfahren
Der Käufer erstellt die Rechnung im Namen des Lieferanten nach vereinbarten Regeln.
H
Handelsrechnung
Ein Zoll- und Handelsdokument, das versandte Waren, deren Wert und die beteiligten Parteien auflistet.
Handkasse
Ein kleiner Bargeldfonds für geringfügige, alltägliche Geschäftsausgaben.
Hauptbuch
Das Gesamtverzeichnis aller Konten und Buchungen.
Herstellungskosten (COGS)
Die direkten Kosten, die der Produktion verkaufter Waren oder erbrachter Dienstleistungen zuzurechnen sind.
K
Kontenplan
Die strukturierte Liste der Kontennamen und -nummern in der Buchhaltung.
Konzerninterne Rechnung
Eine Rechnung zwischen zwei Einheiten innerhalb derselben Muttergesellschaft.
Kostenstelle
Eine Abteilung oder Funktion, die Kosten verursacht, aber nicht direkt Umsatz generiert.
Kreditorenbuchhaltung
Geld, das Ihr Unternehmen Lieferanten für erhaltene Waren oder Dienstleistungen schuldet.
Kreditorenlaufzeit
Ein Bericht, der zeigt, wie lange Lieferantenrechnungen ausstehend sind, gruppiert nach Zeitraum.
Kundenabwanderungsrate
Prozentsatz verlorener Kunden oder Umsätze in einem Zeitraum.
KYB (Kennen Sie Ihr Unternehmen)
Sorgfaltspflichtprozess zur Überprüfung der Identität, Eigentümerschaft und Legitimität eines Unternehmens.
L
Lastschriftanzeige
Eine Mitteilung, die den geschuldeten Betrag eines Käufers erhöht, häufig wegen Zusatzkosten oder Unterberechnung.
Leistungsbeschreibung
Ein detaillierter Anhang, der Zeitplan, Meilensteine und Abnahmekriterien eines Auftrags beschreibt.
Leistungskennzahl (KPI)
Eine Kennzahl zur Beurteilung des Erfolgs von Arbeit, Kampagnen oder Betrieb.
Leistungsumfang
Schriftliche Abgrenzung von Ergebnissen, Aufgaben und Ausschlüssen für ein Projekt.
Lieferantenmanagement
Auswahl, Onboarding und Überwachung von Lieferanten und deren Verträgen.
Lieferkettenfinanzierung
Finanzierungsvereinbarungen, die den Cashflow in der Käufer-Lieferanten-Beziehung optimieren.
M
Mahnwesen
Automatisierte oder manuelle Erinnerungen bei unbezahlten Rechnungen oder Abonnements.
Meilensteinrechnung
Zahlungsanforderung bei Erreichen eines definierten Liefergegenstands oder Meilensteins.
Monatlich wiederkehrender Umsatz (MRR)
Normalisiertes monatliches Einkommen aus Abonnements oder vertraglich wiederkehrenden Gebühren.
N
Nachfrist
Zusätzliche Tage nach dem Fälligkeitsdatum, bevor Strafen oder Sperrungen greifen.
Nachnahme
Die Zahlung wird bei Warenlieferung eingezogen, nicht auf Kreditbasis.
Netto 30
Die vollständige Zahlung ist innerhalb von dreißig Kalendertagen ab Rechnungsdatum fällig.
Netto 60
Die Zahlung ist innerhalb von sechzig Tagen ab Rechnungsdatum fällig.
Netto-Zahlungsziel
Die Anzahl der Tage, die ein Käufer hat, um eine Rechnung vollständig ab Rechnungsdatum zu bezahlen.
Nettoumsatz
Gesamtumsatz abzüglich Retouren, Vergütungen und Rabatte.
Nullsteuersatz-Lieferung
Steuerpflichtige Lieferungen mit 0 % Steuersatz, weiterhin mit Rechnungs- und Meldepflichten.
P
Peppol-Netzwerk
Ein standardisiertes Netzwerk für den grenzüberschreitenden Austausch von E-Rechnungen und Katalogen.
Periodengerechte Buchführung
Erfassung von Erträgen und Aufwendungen bei Entstehung, nicht erst bei Zahlungseingang oder -ausgang.
Probebilanz
Ein Bericht, der alle Hauptbuchkontensalden auflistet, um zu prüfen, ob Soll gleich Haben ist.
Procure-to-Pay (P2P)
Der End-to-End-Prozess vom Einkauf von Waren oder Dienstleistungen bis zur Zahlung.
Proformarechnung
Eine vorläufige Rechnung mit geschätzten Kosten vor Warenversand oder Fertigstellung der Arbeit.
R
Rabattbedingungen
Regeln, wie und wann Preisnachlässe auf einer Rechnung gelten.
Rahmendienstleistungsvertrag (MSA)
Rahmenvertrag, der mehrere Projekte oder Aufträge über einen Zeitraum regelt.
Rahmenvereinbarung
Vertrag über fortlaufenden Zugang, Stunden oder Priorität gegen eine wiederkehrende Gebühr.
Rechnungs-Factoring
Verkauf von Forderungen an einen Dritten für sofortige Liquidität mit Abschlag.
Rechnungs-OCR
Optische Zeichenerkennung, die Daten aus gescannten oder fotografierten Rechnungen extrahiert.
Rechnungsabgleich
Vergleich eingehender Rechnungen mit Bestellungen, Verträgen oder Wareneingängen vor der Freigabe.
Rechnungsalterung
Eine Kennzahl, die verfolgt, wie lange Rechnungen ausstehend sind, gruppiert in Zeitintervalle.
Rechnungsfinanzierung
Kreditaufnahme gegen unbezahlte Rechnungen, um vor Kundenzahlung an Liquidität zu gelangen.
Rechnungsnummer
Eine eindeutige Kennung für jede Rechnung in Ihrer Nummerierungsfolge.
Rechnungsposition
Eine Zeile auf einer Rechnung mit Menge, Preis und Steuer für ein Produkt oder eine Dienstleistung.
Reverse-Charge-Verfahren
Der Käufer, nicht der Verkäufer, versteuert die Umsatzsteuer bei bestimmten grenzüberschreitenden B2B-Lieferungen.
Rückbuchung
Die Rückabwicklung einer Kreditkartenzahlung, initiiert durch die Bank des Karteninhabers.
S
Schließfach
Ein bankgesteuerter Service, bei dem Kundenzahlungen an ein spezielles Postfach für schnellere Verarbeitung gesendet werden.
Schlussrechnung
Die Abschlussrechnung nach Abzug von Anzahlungen, Abschlägen oder Einbehalten.
Schweben
Die Zeitspanne zwischen dem Senden einer Zahlung und der Verfügbarkeit der Mittel beim Empfänger.
Service-Level-Vereinbarung (SLA)
Messbare Servicestandards, oft mit Gutschriften oder Strafen bei Nichteinhaltung.
Skonto
Ein reduzierter Preis bei Zahlung vor dem regulären Fälligkeitsdatum.
Stapelverarbeitung
Bündelung mehrerer Rechnungen oder Zahlungen zur gemeinsamen Verarbeitung zu einem geplanten Zeitpunkt.
Steuerbefreite Lieferung
Lieferungen, die nicht der USt oder Verkaufssteuer unterliegen, ohne Steuer auf den Verkauf.
Steuerrechnung
Eine Rechnung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht, damit Steuern erhoben oder erstattet werden können.
Steuerregistrierungsschwelle
Umsatz- oder Absatzniveau, ab dem eine USt-, GST- oder Verkaufssteuerregistrierung erforderlich ist.
Stundenrechnung
Eine Rechnung basierend auf erfassten Stunden, Stundensätzen und häufig Freigaben.
U
Umsatzrealisierung
Das Rechnungslegungsprinzip, das bestimmt, wann verdiente Einnahmen in den Büchern erfasst werden.
Umsatzsteuer (USt/MwSt)
Eine Verbrauchssteuer, die auf jeder Stufe erhoben wird, mit Vorsteuerabzug für geschäftliche Aufwendungen.
Uneinbringliche Forderung
Forderungen, die wahrscheinlich nicht vollständig eingetrieben werden können.
V
Verkaufssteuer
Steuer auf Einzelhandelsumsätze, verbreitet in US-Bundesstaaten und Kommunen.
Versandkosten
Fracht- oder Liefergebühren, die zusätzlich zu Produkt- oder Dienstleistungspositionen berechnet werden.
Verzugsgebühr
Eine Gebühr, die bei Zahlung nach dem Fälligkeitsdatum erhoben wird.
Vorabrechnung
Versand einer Rechnung vor Fertigstellung der Arbeit oder Lieferung der Waren.
Vorschussrechnung
Eine Rechnung für vorausbezahlten Zugang zu Dienstleistungen oder Stunden über einen Zeitraum.
Vorsteuerabzug
USt oder GST auf geschäftliche Einkäufe, die Sie mit der Ausgangssteuer verrechnen.
W
Waren- und Dienstleistungssteuer (GST)
Eine breite Verbrauchssteuer auf Waren und Dienstleistungen, oft mit Registrierungsschwellen.
Wareneingangsbuchung
Bestätigung, dass bestellte Waren oder Dienstleistungen wie erwartet eingegangen sind.
Weiterbelastung
Eine Rechnung, die einem Kunden Ausgaben berechnet, die Ihr Unternehmen ursprünglich in dessen Namen bezahlt hat.
Wiederkehrende Rechnung
Rechnungen, die nach festem Zeitplan für Abonnements oder Pauschalen versendet werden.
Z
Zahlbar bei Erhalt
Die Zahlung wird sofort bei Erhalt der Rechnung erwartet.
Zahlungs-Gateway
Ein Dienst, der Online-Karten- und Bankzahlungen zwischen Käufer und Verkäufer autorisiert und verarbeitet.
Zahlungsavis
Mitteilung des Zahlers, welche Rechnungen durch eine Zahlung beglichen werden.
Zahlungslink
Eine URL oder Schaltfläche, über die Kunden online per Karte oder Bank bezahlen können.
Zahlungsplan
Geplante Teilzahlungen bis zur Tilgung eines Saldos.
Zinseszins
Zinsen, berechnet auf den ursprünglichen Kapitalbetrag und alle aufgelaufenen unbezahlten Zinsen.
Zwischenrechnung
Eine Rechnung für Arbeiten oder Kosten vor Ende des Projekts oder Zeitraums.
Zwischensumme
Summe der Positionsbeträge vor Steuern, Versand und globalen Rabatten.