Requisitos de Fatura na Espanha: Regras Legais para 2026

Resumo: As faturas espanholas devem incluir NIF/CIF, numeração sequencial dentro de séries correlativas e IVA de 21%, 10% ou 4%. O relatório em tempo real SII é obrigatório para muitas empresas, e os requisitos antiadulteração VeriFactu estão sendo implementados -- as Ilhas Canárias usam IGIC em vez de IVA.

A Espanha combina regras de IVA da UE com a administração da Agencia Tributaria (AEAT) e controles digitais acelerados como a rastreabilidade de faturas no estilo VeriFactu e o relatório SII (Suministro Inmediato de Informacion) para muitos contribuintes de IVA. Sua factura é a âncora para deduções do comprador, declarações de IVA e defesa de auditoria. As Ilhas Canárias, Ceuta e Melilla introduzem complexidades com IGIC e IPSI. Este guia é informação geral orientada para 2026 — não consultoria jurídica para casos agrícolas, de segunda mão ou de imóveis complexos. Os fluxos de IGIC das Canárias e IPSI de Ceuta/Melilla precisam de modelos distintos dos do IVA peninsular — não reutilize rodapés entre territórios.

Campos obrigatórios

Faturas completas geralmente mostram nome do emissor, NIF/CIF, endereço; identificação do cliente; número da fatura dentro de uma série correlativa; datas de emissão e, quando aplicável, de fornecimento; descrição de bens ou serviços; base tributável; alíquota de IVA e valor do IVA; retenções (retenciones) quando aplicável; total a pagar; e descontos declarados de forma transparente. Faturas simplificadas existem para pequenos valores — verifique os limiares atuais na orientação da AEAT. Notas de crédito devem referenciar o documento original e ajustar o IVA corretamente. Reverse charge intracomunitário exige texto legal em documentos B2B.

Regras tributárias (alíquotas de IVA/GST/imposto sobre vendas)

A alíquota geral de IVA é de 21%. Alíquotas reduzida de 10% e super-reduzida de 4% se aplicam a fornecimentos enumerados como certos alimentos, transporte, hospitalidade e itens médicos conforme a lei. Atividades isentas não devem conter IVA recuperável indevidamente. Exportações e fornecimentos intracomunitários qualificados podem ser com alíquota zero com requisitos de evidência. Fornecimentos mistos precisam de separação clara por linha para que os mapeamentos XML do SII permaneçam fiéis à realidade. IGIC das Canárias e IVA peninsular nunca devem compartilhar séries de numeração sem controles rigorosos — erros territoriais são caros de desfazer.

Requisitos de idioma

O espanhol é o padrão prático para comércio doméstico e correspondência fiscal. O inglês aparece em B2B multinacional; faturas bilíngues espanhol/inglês são comuns. Referências legais para reverse charge são normalmente mantidas em espanhol.

Regras de faturamento digital

Muitas empresas devem declarar registros SII eletronicamente dentro de janelas apertadas — seus dados mestres de fatura devem corresponder ao que você declara. Iniciativas VeriFactu empurram em direção à certificação de software e trilhas de fatura antiadulteração mesmo quando você ainda envia PDFs por e-mail. Mantenha arquivos fonte e logs de envio. Compradores B2G podem exigir canais de fatura eletrônica FACe ou outros. O XML do SII deve conciliar com o PDF que os clientes veem — quando surgem disputas de contas a pagar, os registros vencem sobre anexos de e-mail. A integridade de carimbo de tempo importa quando controles no estilo VeriFactu comparam relógios de emissão entre dispositivos.

Regras de numeração de faturas

As faturas espanholas devem conter um numero de factura dentro de uma serie correlativa (série correlativa). A numeração deve ser sequencial e contínua dentro de cada série -- lacunas não são permitidas sem explicação. Você pode manter múltiplas séries com prefixos (como FA-2026-0001 para faturas padrão, RC-2026-0001 para faturas de retificação), mas cada série deve ser internamente contínua. Facturas rectificativas (faturas corretivas, equivalentes a notas de crédito) devem usar uma série separada e referenciar a fatura original. O Reglamento de Facturacion (Real Decreto 1619/2012) especifica que a numeração deve permitir a determinação da ordem cronológica de emissão. Para empresas operando tanto na Espanha peninsular quanto nas Ilhas Canárias (onde o IGIC se aplica em vez do IVA), mantenha séries de numeração completamente separadas -- misturar regimes tributários territoriais em uma série convida erros custosos. Faturas reportadas ao SII são identificadas por sua série e número no registro da AEAT, então correções exigem faturas de retificação formais em vez de emendas informais.

Isenções comuns e casos especiais

O regimen simplificado (regime simplificado) está disponível para certas pequenas empresas e permite que o IVA seja calculado em base modular em vez de faturas reais. Recargo de equivalencia é um regime de sobretaxa para comerciantes varejistas que compram de atacadistas -- o atacadista cobra uma sobretaxa adicional (atualmente 5,2% para bens com alíquota padrão, 1,4% para reduzida, 0,5% para super-reduzida), e o varejista não apresenta declarações de IVA nem emite faturas de IVA para consumidores. Faturas simplificadas (facturas simplificadas) podem ser emitidas para valores de até EUR 400 (ou EUR 3.000 para atividades específicas como varejo, hospitalidade e transporte) -- estas exigem menos detalhes do comprador do que faturas completas. Reverse charge (inversion del sujeto pasivo) se aplica a muitos serviços B2B transfronteiriços, certas atividades domésticas de construção e categorias específicas de produtos -- a fatura deve declarar a base legal e não mostrar IVA. Fornecimentos intracomunitários são isentos (alíquota zero) quando os bens saem da Espanha para um comprador registrado no IVA em outro Estado da UE, verificado pelo VIES. As Ilhas Canárias (IGIC) usam alíquotas de 0%, 3%, 7% (geral) e 15% (especial) em vez do IVA peninsular -- nunca aplique alíquotas de IVA a fornecimentos das Ilhas Canárias. Ceuta e Melilla aplicam IPSI (um imposto local sobre produção e importação) em vez de IVA ou IGIC. O regimen especial del criterio de caja (regime especial de caixa) permite que certas PMEs contabilizem o IVA em regime de caixa, com requisitos específicos de anotação na fatura.

Requisitos de retenção de registros

A legislação tributária espanhola exige a retenção de faturas e registros relacionados pelo prazo de prescrição, que é geralmente de quatro anos a partir da data em que a declaração de imposto do período relevante foi apresentada. No entanto, para faturas relacionadas a imóveis, o período se estende para cobrir o período de ajuste para deduções de bens de capital (até dez anos para imóveis). Para fins de direito comercial, o Codigo de Comercio exige a retenção de documentação comercial por seis anos a partir do último lançamento. Na prática, o período mais longo prevalece. Os dados do SII são retidos pela AEAT em seus sistemas, mas você também deve manter seus próprios registros -- o envio ao SII não substitui suas próprias obrigações de arquivo. Os registros eletrônicos devem ser armazenados de forma que garanta autenticidade, integridade e legibilidade por todo o período de retenção. Quando os requisitos do VeriFactu se aplicam, seu software deve manter registros imutáveis com integridade de cadeia hash que os auditores possam verificar. Destruir registros antes do período de retenção aplicável pode resultar em penalidades e presunções adversas durante auditorias.

Status da fatura eletrônica

A Espanha opera duas grandes iniciativas de faturamento digital. O SII (Suministro Inmediato de Informacion) é obrigatório desde julho de 2017 para grandes empresas, grupos de IVA e empresas sob o regime de declaração mensal (REDEME) -- esses contribuintes devem reportar detalhes de faturas à AEAT eletronicamente dentro de quatro dias corridos da emissão. O SII efetivamente cria um registro quase em tempo real de todas as faturas na AEAT. O VeriFactu é uma iniciativa mais recente que exige software de faturamento certificado para gerar faturas com recursos antiadulteração: cada registro de fatura inclui uma cadeia hash vinculando-o ao registro anterior, um código QR para verificação e um envio automático opcional à AEAT. O VeriFactu se aplica a software de faturamento usado por empresas que não estão no sistema SII. Para faturamento B2G, a plataforma FACe (e equivalentes regionais como e.FACT na Catalunha) exige faturas eletrônicas estruturadas no formato Facturae para contratos com a administração pública. A Espanha também está se preparando para os requisitos do EU ViDA, que trarão obrigações adicionais de faturamento eletrônico estruturado para transações intracomunitárias. As empresas devem garantir que seu software seja certificado VeriFactu quando exigido e que o relatório SII esteja integrado ao seu fluxo de trabalho de faturamento em vez de tratado como um processo manual separado.

Penalidades

A AEAT pode impor sobretaxas, penalidades e juros por IVA incorreto, declarações SII tardias e faturas não conformes. Sobretaxas por declaração tardia (recargos por declaracion extemporanea) são de 1% do imposto devido por mês de atraso para os primeiros doze meses, mais 15% após doze meses, mais juros a partir do décimo terceiro mês. Penalidades por relatório SII tardio podem alcançar até 0,5% do valor da fatura reportada com atraso, com um mínimo de EUR 300 e um máximo de EUR 6.000 por trimestre. Faturas incorretas que afetam a base tributável acarretam penalidades de 50% a 150% do valor do imposto subdeclarado, dependendo da gravidade e intenção. A não emissão de faturas acarreta uma penalidade de 1% dos valores não faturados para o trimestre, com um mínimo de EUR 300. Para não conformidade com o VeriFactu (uso de software não certificado ou adulteração de registros), penalidades de EUR 50.000 por exercício fiscal podem se aplicar para produtores de software, e penalidades gerais de fraude fiscal se aplicam aos usuários. Consequências criminais se aplicam ao faturamento fraudulento em casos graves (fraude fiscal excedendo EUR 120.000 por imposto e período). Retenciones incorretamente lançadas em faturas SaaS recorrentes se multiplicam rapidamente -- execute revisões trimestrais de modelos quando as alíquotas de retenção mudarem.

Designe um responsável que concilie os envios SII com os PDFs voltados ao cliente mensalmente. Para operações nas Canárias ou Ceuta, mantenha séries de numeração separadas para que auditores peninsulares nunca herdem suposições de IGIC por engano. Treine as equipes para nunca editar faturas PDF após o envio ao SII -- correções pertencem a facturas rectificativas formais.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre SII e VeriFactu? O SII é um sistema de relatório obrigatório quase em tempo real para grandes empresas: você envia dados de faturas à AEAT dentro de quatro dias da emissão. O VeriFactu é um requisito separado para software de faturamento usado por empresas que não estão no SII: ele exige que o software gere faturas com recursos antiadulteração (cadeias hash, códigos QR) e opcionalmente transmita dados à AEAT. Uma empresa no SII não precisa de software certificado VeriFactu (e vice-versa), embora alguns possam eventualmente se sobrepor conforme o framework digital da Espanha evolui.

As Ilhas Canárias seguem as mesmas regras da Espanha continental? Não. As Ilhas Canárias aplicam IGIC (Impuesto General Indirecto Canario) em vez de IVA, com alíquotas diferentes (alíquota geral de 7% versus 21% do IVA). Faturas para fornecimentos das Ilhas Canárias devem mostrar IGIC, não IVA. Ceuta e Melilla aplicam IPSI em vez disso. Você deve manter modelos de fatura e séries de numeração separados para cada território e nunca aplicar regras de IVA peninsular a transações das Canárias, Ceuta ou Melilla.

Quando preciso usar uma factura simplificada versus uma factura completa? Uma factura simplificada pode ser emitida quando o valor total (incluindo IVA) não exceder EUR 400 em geral, ou EUR 3.000 para certas atividades listadas no Reglamento de Facturacion (varejo, hospitalidade, transporte, estacionamento, etc.). A fatura simplificada exige menos detalhes do comprador, mas ainda precisa do seu NIF, data, descrição, alíquota de IVA e total. Acima desses limiares, uma fatura completa com identificação completa do comprador é obrigatória.

Com que rapidez devo reportar faturas ao SII? Se você está no regime SII, deve reportar faturas emitidas à AEAT dentro de quatro dias corridos da data da fatura (excluindo sábados, domingos e feriados nacionais). Para faturas recebidas, o prazo é de quatro dias corridos a partir da data do registro contábil, mas antes do 16º dia do mês seguinte ao período fiscal em que o imposto de entrada é deduzido. Esses prazos apertados significam que seu faturamento e relatório SII devem estar intimamente integrados.

Link do modelo

Comece com nosso modelo de fatura para a Espanha para layouts prontos para IVA. Use o guia de conformidade fiscal de faturas e a ferramenta de consulta de alíquotas. Fontes oficiais incluem a Agencia Tributaria e informações sobre IVA. Participe do acesso antecipado do InvoiceQuickly para padronizar o faturamento espanhol junto à sua pilha da UE.