Plantilla de Factura Proforma
La factura proforma es un documento preliminar que se envÃa antes de la venta final. Se utiliza comúnmente en comercio internacional para declaraciones aduaneras, solicitudes de crédito documentario y estimaciones de costos. Esta plantilla incluye campos para Incoterms, códigos arancelarios HS, descripción detallada de bienes, condiciones de envÃo y referencias de pedido.
Qué Incluye Esta Plantilla
- Número de referencia de la factura original
- Motivo del crédito
- Montos acreditados con ajuste de impuestos
- Saldo de pago revisado
Cómo Crear Tu Factura
- 1
Describe tu trabajo
Escribe una descripción de los servicios que proporcionaste, el cliente y el monto.
- 2
La IA genera tu factura
La IA de InvoiceQuickly completa todos los campos con formato especÃfico de la industria, cálculos de impuestos y condiciones de pago adecuadas.
- 3
Revisa, descarga y envÃa
Verifica los detalles, descarga como PDF y envÃa directamente a tu cliente por correo electrónico o con un enlace de pago.
Condiciones de Pago Recomendadas
Las facturas proforma generalmente no requieren pago inmediato ya que son documentos preliminares. Las condiciones de pago definitivas se especifican en la factura comercial final. Para comercio internacional, las condiciones pueden incluir carta de crédito, pago por adelantado o pago contra documentos.
Información Fiscal
Las facturas proforma generalmente no generan obligaciones fiscales directas ya que no son documentos fiscales definitivos. Sin embargo, deben incluir información fiscal estimada para que el comprador pueda calcular costos. Los impuestos definitivos se calculan en la factura comercial final.
Industry context (2026)
Proforma invoices are pre-shipment quotes commonly used in international trade, customs clearance, and B2B procurement processes. Unlike commercial invoices, proformas are NOT tax documents — they don't trigger VAT/GST recognition or accounts-receivable booking. They serve as: (1) a preliminary quote requiring buyer confirmation, (2) documentation for letter-of-credit setup, (3) customs pre-clearance documents, (4) buyer-side internal approval triggers. Once buyer confirms and pays advance, a true commercial (tax) invoice is issued.
Worked example
Maria's UK manufacturing firm sends a proforma invoice for a £25,000 export order to a Dubai-based client. Proforma itemizes: 'Industrial Pump Model XYZ-500 (qty 10 @ £2,500) — £25,000', 'Shipping & insurance (DAP Incoterms) — £1,200', 'Estimated import duty/VAT (UAE buyer's responsibility) — N/A', 'Net total — £26,200'. Includes: 'PROFORMA INVOICE — NOT A TAX INVOICE' watermark, validity period (30 days from issue), payment terms (50% advance, 50% before shipment), bank details for international wire (SWIFT, IBAN), HS codes for customs, country of origin (UK), terms of sale (Incoterms 2020), buyer details. No VAT charged (export). Final tax invoice issued after shipment.
Common mistakes to avoid
Treating a proforma as a tax invoice
Proformas don't trigger VAT/GST liability or accounts-receivable bookings. Don't use them as substitutes for commercial invoices in your accounting. Issue a separate tax invoice once the order ships and revenue recognition criteria are met.
Missing 'PROFORMA INVOICE' heading
The document must be clearly marked 'PROFORMA INVOICE' or 'NOT A TAX INVOICE' to avoid customs and tax-authority confusion. Some carriers reject unmarked proformas at customs.
No validity period
Proformas should state validity (typically 30-60 days). Without expiration, currency fluctuations, raw material costs, and pricing all become arguable. State 'Quote valid until [date]'.
Skipping HS codes and origin
International proformas need HS commodity codes and country of origin for customs. Missing these slows clearance and can create unexpected duty liability for the buyer.
Consejos de Facturación
- 1Etiqueta claramente el documento como 'FACTURA PROFORMA' para evitar confusión con una factura comercial
- 2Incluye una fecha de validez para la cotización (generalmente 30 dÃas)
- 3Especifica los Incoterms aplicables para comercio internacional
- 4Indica claramente que no es un documento fiscal definitivo
Recursos Relacionados
Preguntas Frecuentes
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es un documento preliminar que actúa como cotización o estimación. No es una factura fiscal definitiva, sino un compromiso del vendedor de proporcionar bienes o servicios a los precios indicados. Se usa comúnmente en comercio internacional.
¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y una factura comercial?
La factura proforma es un documento preliminar/cotización, mientras que la factura comercial es el documento fiscal definitivo emitido después de la venta. La proforma no genera obligaciones de pago ni fiscales directas.
¿Cuándo necesito una factura proforma?
Las facturas proforma se necesitan para: cotizaciones a clientes internacionales, declaraciones aduaneras, solicitudes de carta de crédito, aprobaciones de importación y estimaciones de costos antes del pedido final.