document type

Proformarechnung-Vorlage

Eine Proformarechnung ist eine vorläufige Rechnung, die vor Lieferung der Waren oder Erbringung der Dienstleistungen gesendet wird. Sie wird für Angebote, Zollerklärungen und Vorabgenehmigungen verwendet. Diese Vorlage enthält alle Standardfelder plus spezifische Abschnitte für den internationalen Handel (HS-Codes, Herkunftsland, Incoterms).

Diese Rechnung mit KI Erstellen

Was Diese Vorlage Enthält

  • Proformarechnung-Bezeichnung
  • GĂĽltigkeitszeitraum
  • Voraussichtliches Lieferdatum
  • HS-Codes
  • Herkunftsland
  • Incoterms

So Erstellen Sie Ihre Rechnung

  1. 1

    Beschreiben Sie Ihre Arbeit

    Geben Sie eine Beschreibung der erbrachten Leistungen, des Kunden und des Betrags ein.

  2. 2

    KI erstellt Ihre Rechnung

    Die KI von InvoiceQuickly fĂĽllt alle Felder mit branchenspezifischer Formatierung, Steuerberechnungen und passenden Zahlungsbedingungen.

  3. 3

    PrĂĽfen, herunterladen und versenden

    ĂśberprĂĽfen Sie die Details, laden Sie als PDF herunter und senden Sie direkt an Ihren Kunden per E-Mail oder Zahlungslink.

Empfohlene Zahlungsbedingungen

Proformarechnungen sind keine Zahlungsaufforderungen – es handelt sich um Schätzungen. Zahlungsbedingungen für die tatsächliche Rechnung sollten vermerkt werden. Üblich: Akkreditiv, Vorauszahlung oder Netto 30 bei Handelsrechnung.

Empfohlene Zahlungsbedingungen

Steuerinformationen

Proformarechnungen begründen keine Steuerpflicht. Sie sollten jedoch geschätzte Steuerbeträge enthalten, damit der Käufer genau planen kann. Zollbehörden können Proformarechnungen zur Zollbemessung verwenden.

Industry context (2026)

Proforma invoices are pre-shipment quotes commonly used in international trade, customs clearance, and B2B procurement processes. Unlike commercial invoices, proformas are NOT tax documents — they don't trigger VAT/GST recognition or accounts-receivable booking. They serve as: (1) a preliminary quote requiring buyer confirmation, (2) documentation for letter-of-credit setup, (3) customs pre-clearance documents, (4) buyer-side internal approval triggers. Once buyer confirms and pays advance, a true commercial (tax) invoice is issued.

Worked example

Maria's UK manufacturing firm sends a proforma invoice for a £25,000 export order to a Dubai-based client. Proforma itemizes: 'Industrial Pump Model XYZ-500 (qty 10 @ £2,500) — £25,000', 'Shipping & insurance (DAP Incoterms) — £1,200', 'Estimated import duty/VAT (UAE buyer's responsibility) — N/A', 'Net total — £26,200'. Includes: 'PROFORMA INVOICE — NOT A TAX INVOICE' watermark, validity period (30 days from issue), payment terms (50% advance, 50% before shipment), bank details for international wire (SWIFT, IBAN), HS codes for customs, country of origin (UK), terms of sale (Incoterms 2020), buyer details. No VAT charged (export). Final tax invoice issued after shipment.

Common mistakes to avoid

Treating a proforma as a tax invoice

Proformas don't trigger VAT/GST liability or accounts-receivable bookings. Don't use them as substitutes for commercial invoices in your accounting. Issue a separate tax invoice once the order ships and revenue recognition criteria are met.

Missing 'PROFORMA INVOICE' heading

The document must be clearly marked 'PROFORMA INVOICE' or 'NOT A TAX INVOICE' to avoid customs and tax-authority confusion. Some carriers reject unmarked proformas at customs.

No validity period

Proformas should state validity (typically 30-60 days). Without expiration, currency fluctuations, raw material costs, and pricing all become arguable. State 'Quote valid until [date]'.

Skipping HS codes and origin

International proformas need HS commodity codes and country of origin for customs. Missing these slows clearance and can create unexpected duty liability for the buyer.

Rechnungstipps

  • 1Kennzeichnen Sie das Dokument deutlich als „PROFORMARECHNUNG" – es darf nicht mit einer Handelsrechnung verwechselt werden
  • 2Geben Sie einen GĂĽltigkeitszeitraum an (z. B. 30 Tage gĂĽltig), da sich Preise ändern können
  • 3FĂĽr den internationalen Handel fĂĽgen Sie HS-Codes und Incoterms fĂĽr die Zollabfertigung hinzu
  • 4Verweisen Sie auf die Proformarechnungsnummer auf der endgĂĽltigen Handelsrechnung

Verwandte Ressourcen

Häufig Gestellte Fragen

Was ist eine Proformarechnung?

Eine Proforma-Rechnung ist eine vorläufige Rechnung, die vor der Lieferung von Waren oder der Erbringung von Dienstleistungen verschickt wird. Es dient als Angebot, Zolldokument oder Vorabgenehmigungsanfrage. Im Gegensatz zu einer Handelsrechnung begründet sie keine rechtliche Zahlungsverpflichtung.

Wann sollte ich eine Proformarechnung verwenden?

Verwenden Sie eine Proforma-Rechnung, wenn Sie einem potenziellen Kunden ein detailliertes Angebot unterbreiten, ein Käufer ein Dokument für Einfuhrgenehmigungen oder den Zoll benötigt, der Käufer eine interne Genehmigung benötigt, bevor er sich verpflichtet, oder für internationale Sendungen, die Zolldokumente erfordern.

Was ist der Unterschied zwischen einer Proforma- und einer Handelsrechnung?

Eine Proforma-Rechnung ist ein Kostenvoranschlag, der vor der Lieferung verschickt wird – sie ist nicht rechtsverbindlich für die Zahlung. Eine Handelsrechnung wird nach Lieferung verschickt und begründet eine Zahlungsverpflichtung. Die Handelsrechnung ist auch das offizielle Dokument für Zoll, Steuern und Buchhaltung.

Proformarechnung-Vorlage