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Gutschrift-Vorlage

Eine Gutschrift wird ausgestellt, um den Betrag zu reduzieren, den ein Kunde schuldet – teilweise oder vollständig. Diese Vorlage verweist auf die Originalrechnung, enthält den Korrekturgrund und behandelt die Steuerneuberechnung automatisch. Unverzichtbar für eine ordnungsgemäße Buchhaltung bei Rückerstattungen, Fehlerkorrekturen oder nachträglichen Rabatten.

Diese Rechnung mit KI Erstellen

Was Diese Vorlage Enthält

  • Gutschrift-Nummer
  • Referenz zur Originalrechnung
  • Gutschriftsgrund
  • Gutschriftsbetrag
  • Steuerkorrektur
  • Nettosaldo

So Erstellen Sie Ihre Rechnung

  1. 1

    Beschreiben Sie Ihre Arbeit

    Geben Sie eine Beschreibung der erbrachten Leistungen, des Kunden und des Betrags ein.

  2. 2

    KI erstellt Ihre Rechnung

    Die KI von InvoiceQuickly füllt alle Felder mit branchenspezifischer Formatierung, Steuerberechnungen und passenden Zahlungsbedingungen.

  3. 3

    Prüfen, herunterladen und versenden

    Überprüfen Sie die Details, laden Sie als PDF herunter und senden Sie direkt an Ihren Kunden per E-Mail oder Zahlungslink.

Empfohlene Zahlungsbedingungen

Gutschriften werden in der Regel auf ausstehende Salden oder zukünftige Rechnungen angerechnet. Wenn kein ausstehender Saldo vorhanden ist, sollte der gutgeschriebene Betrag innerhalb von 14–30 Tagen erstattet werden.

Empfohlene Zahlungsbedingungen

Steuerinformationen

Gutschriften wirken sich auf Ihre Steuerpflicht aus – sie reduzieren die auf der ursprünglichen Transaktion erhobene MwSt./GST. Stellen Sie sicher, dass Gutschriften in Ihrer Steuererklärung für den Zeitraum ihrer Ausstellung enthalten sind. Bewahren Sie Gutschriften verknüpft mit Originalrechnungen für Prüfungszwecke auf.

Industry context (2026)

Credit notes (also called 'credit memos') reverse or partially reverse a previously issued invoice. They're used for: (1) returned goods, (2) cancelled or partially cancelled services, (3) billing errors, (4) negotiated price adjustments, (5) pro-rated refunds. Tax authorities require credit notes to reference the original invoice number, state the reason, include sequential numbering of their own, and reduce the supplier's VAT/GST liability for the period. Issuing 'just a refund' without a formal credit note creates accounting and tax compliance gaps.

Worked example

ABC Marketing issued a $4,500 invoice for a March campaign that was partially cancelled mid-month. They issue a credit note: 'Credit Note CN-2026-0017 referencing Invoice INV-2026-0089 dated March 5, 2026'. Itemizes: 'Refund for cancelled email campaign series (3 of 5 sends) — -$1,500', 'Refund for unused stock photo licenses — -$250'. Total credit: -$1,750. Reason: 'Client paused campaign March 18; pro-rated refund per cancellation policy.' Original invoice value $4,500 - credit note $1,750 = net retained revenue $2,750. Client receives credit note; original invoice references this credit. Tax adjustment: VAT/GST originally charged on $4,500 reduced by VAT on $1,750 in next quarter's filing.

Common mistakes to avoid

Issuing refunds without credit notes

Refunds processed only as bank transactions don't reverse VAT/GST liability or update accounts receivable. Always issue a formal credit note that references the original invoice.

Not referencing the original invoice

Credit notes must include the original invoice number being credited. Without the cross-reference, accounting and tax authorities can't reconcile the adjustment.

Skipping sequential numbering

Credit notes need their own sequential numbering (CN-2026-001, CN-2026-002...) separate from invoices. Random or reused numbers create audit flags.

Forgetting the tax adjustment

When the original invoice charged VAT/GST, the credit note must reduce VAT in the same proportion. The tax authority expects the supplier to claim back VAT that was originally remitted on the cancelled portion.

Rechnungstipps

  • 1Verweisen Sie auf der Gutschrift immer auf die Originalrechnungsnummer
  • 2Geben Sie einen klaren Grund für die Gutschrift an (Fehler, Rückgabe, Rabatt, Stornierung)
  • 3Ändern oder löschen Sie niemals die Originalrechnung – stellen Sie stattdessen immer eine Gutschrift aus
  • 4Verwenden Sie fortlaufende Gutschriftnummern getrennt von Ihrer Rechnungsnummerierung

Verwandte Ressourcen

Häufig Gestellte Fragen

Wann sollte ich eine Gutschrift ausstellen?

Stellen Sie eine Gutschrift aus, wenn: Waren zurückgegeben werden, Sie einem Kunden zu viel berechnet haben, Sie einen Nachverkaufsrabatt anwenden müssen, Dienstleistungen nicht wie vereinbart erbracht wurden oder ein Fehler in der Originalrechnung vorlag. Ändern Sie niemals direkt die Originalrechnung.

Was ist der Unterschied zwischen einer Gutschrift und einer Rückerstattung?

Eine Gutschrift reduziert den geschuldeten Betrag – sie kann auf zukünftige Rechnungen angewendet werden oder zu einer Rückerstattungszahlung führen. Eine Rückerstattung ist die tatsächliche Rückerstattung von Geld. Eine Gutschrift ist der Buchhaltungsbeleg; Eine Rückerstattung ist die Bartransaktion.

Wie wirkt sich eine Gutschrift auf die MwSt./Steuer aus?

Eine Gutschrift verringert Ihre VAT/GST-Verbindlichkeit für den Zeitraum. Wenn Sie auf der Originalrechnung 100 £ in VAT eingenommen haben und eine vollständige Gutschrift ausstellen, reduzieren Sie Ihre VAT-Verbindlichkeit bei Ihrer nächsten Rücksendung um 100 £.

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